Perjalanan Dinas
Modul Perjalanan Dinas mengelola pengajuan, approval, dan reimbursement biaya perjalanan dinas karyawan.
Pengenalan
Fitur ini mencakup:
- Pengajuan perjalanan dinas
- Approval berjenjang
- Pencatatan biaya (transportasi, akomodasi, makan)
- Proses reimbursement
Cara Menggunakan
Mengajukan Perjalanan Dinas
- Buka HR Portal > Perjalanan Dinas > Ajukan Trip
- Isi detail perjalanan:
| Field | Contoh |
|---|---|
| Tujuan | Toko Bandung (STORE-005) |
| Tanggal Berangkat | 25/03/2026 |
| Tanggal Kembali | 27/03/2026 |
| Keperluan | Audit stok dan training kasir baru |
| Transportasi | Kereta Api (estimasi Rp 350.000) |
| Akomodasi | Hotel 2 malam (estimasi Rp 800.000) |
| Uang Makan | 3 hari x Rp 150.000 = Rp 450.000 |
| Total Estimasi | Rp 1.600.000 |
- Klik Ajukan
Approval
Alur approval perjalanan dinas:
Karyawan → Atasan Langsung → HR Manager → Finance (budget check) → ApprovedReimbursement
Setelah perjalanan selesai:
- Buka pengajuan trip yang sudah di-approve
- Input biaya aktual dengan bukti:
- Upload foto tiket/boarding pass
- Upload foto invoice hotel
- Upload foto kwitansi/struk makan
- Klik Ajukan Reimbursement
- Finance review dan proses pembayaran
Tips
Simpan semua bukti pengeluaran (kwitansi, struk) selama perjalanan. Pengeluaran tanpa bukti mungkin tidak bisa di-reimburse.
Pengaturan
| Pengaturan | Keterangan | Default |
|---|---|---|
| Batas Uang Makan | Maksimum uang makan per hari | Rp 150.000 |
| Batas Hotel | Maksimum biaya hotel per malam | Rp 500.000 |
| Approval Level | Jumlah level approval | 3 |
FAQ
Q: Bisakah mengajukan uang muka sebelum berangkat? A: Ya, Anda bisa mengajukan cash advance bersamaan dengan pengajuan trip.
Q: Bagaimana jika biaya aktual melebihi estimasi? A: Selisih yang melebihi batas perlu persetujuan tambahan dari Finance.
Halaman Terkait
- Data Karyawan - Profil karyawan
- Hutang (A/P) - Reimburse tercatat sebagai hutang perusahaan ke karyawan