Purchase Orders
Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi pembelian barang yang dikirim ke supplier. PO mencatat detail barang, jumlah, harga, dan syarat pengiriman.
Pengenalan
PO di RetailOS bisa dibuat secara:
- Manual - Purchasing membuat PO berdasarkan kebutuhan
- Otomatis - Sistem membuat PO berdasarkan reorder point (jika diaktifkan)
- Request dari Toko - Kepala Toko mengajukan request yang diproses Purchasing
Cara Menggunakan
Membuat Purchase Order
- Buka Purchasing Portal > Purchase Order > Buat PO
- Pilih supplier
- Tambahkan item:
| # | Produk | SKU | Qty | Harga/Unit | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Indomie Goreng (karton) | IDM-GRG-CTN | 50 | Rp 82.500 | Rp 4.125.000 |
| 2 | Teh Botol Sosro (krat) | TBS-450-KRT | 30 | Rp 52.000 | Rp 1.560.000 |
| 3 | Beras Premium 5kg | BRS-PRE-5KG | 100 | Rp 58.000 | Rp 5.800.000 |
| Subtotal | Rp 11.485.000 | ||||
| PPN 11% | Rp 1.263.350 | ||||
| Grand Total | Rp 12.748.350 |
- Isi informasi pengiriman:
- Alamat kirim (toko/DC)
- Tanggal diharapkan
- Syarat pembayaran (NET 30, dll)
- Klik Ajukan PO
Approval PO
| Nilai PO | Approver |
|---|---|
| < Rp 10.000.000 | Purchasing Manager |
| Rp 10.000.000 - Rp 50.000.000 | Finance Manager |
| > Rp 50.000.000 | Direktur |
Status PO
| Status | Keterangan |
|---|---|
| Draft | PO masih diedit |
| Pending Approval | Menunggu persetujuan |
| Approved | Disetujui, siap kirim ke supplier |
| Sent | Sudah dikirim ke supplier |
| Partially Received | Sebagian barang sudah diterima |
| Received | Semua barang diterima |
| Closed | PO selesai |
| Cancelled | PO dibatalkan |
Tips
Review harga dan jumlah secara teliti sebelum mengajukan PO. PO yang sudah di-approve dan dikirim ke supplier akan sulit diubah.
Pengaturan
| Pengaturan | Keterangan | Default |
|---|---|---|
| Auto-PO | Otomatis buat PO saat stok di bawah reorder point | Nonaktif |
| PO Prefix | Format nomor PO | PO-{YYYY}- |
| Default Terms | Syarat pembayaran default | NET 30 |
FAQ
Q: Bisakah satu PO untuk beberapa toko? A: Satu PO hanya untuk satu alamat pengiriman. Buat PO terpisah untuk setiap toko/DC.
Q: Bagaimana jika supplier mengirim barang lebih dari PO? A: Kelebihan akan ditandai saat receiving. Anda bisa menerima atau menolak kelebihan tersebut.
Halaman Terkait
- Goods Receiving - Terima barang dari PO
- Supplier Management - Data supplier
- Hutang (A/P) - Hutang dari PO